VENERIS CLAVA
Zásady ochrany osobních údajů
Účinné od: 16. 7. 2026 · Poslední aktualizace: 21. 7. 2026 · Verze: 1.1
Tyto zásady popisují, jak klan VENERIS CLAVA nakládá s osobními údaji návštěvníků a členů webu venerisclava.cz.
1. Správce osobních údajů
Michal Zapoměl
- E-mail:
- klan@venerisclava.cz
Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů — tato povinnost mu ze zákona nevyplývá.
2. Koho se zásady týkají
Zásady se týkají návštěvníků webu, registrovaných uživatelů (Pocestných), členů a účastníků akcí, zájemců, kteří klan kontaktují, uživatelů zapojených do diskuse, osob zachycených na fotografiích z akcí a případně zákonných zástupců nezletilých.
3. Jaké údaje zpracováváme
- Identifikační a kontaktní: e-mail, přezdívka, případně jméno a údaje z kontaktních formulářů.
- Profilové: avatar, text „O mně“, role a stav účtu.
- O členství a akcích: přihlášky na akce, poznámky k přihláškám, historie účasti.
- Obsahové: komentáře, soukromé zprávy mezi členy, jména či přezdívky uvedené v Kronice.
- Obrazové: fotografie a záznamy z akcí.
- Technické a bezpečnostní: autentizační relace a tokeny, IP adresa, user-agent, auditní záznamy a bezpečnostní logy.
Přihlašovací hesla drží v zabezpečené (hašované) podobě autentizační služba. Web hesla neukládá do své databáze ani je nezaznamenává do logů.
Soukromé zprávy. Přihlášení členové (Člen a výše) si mohou v osobní schránce zanechat soukromé zprávy. Obsah zprávy vidí pouze její odesílatel a příjemce — Správce, Administrátor ani Moderátor k němu nemají automatický přístup. Zprávy se ukládají v databázi, dokud je neodstraníš; odstranění probíhá pro každou stranu zvlášť a po odstranění oběma stranami se zpráva fyzicky smaže. Nejde o šifrovanou komunikaci, proto do zpráv nevkládej zvlášť citlivé údaje.
4. Účely, právní základy a doby uchování
| Účel | Údaje | Právní základ | Doba uchování |
|---|---|---|---|
| Uživatelský účet a profil — vytvoření a správa účtu, přihlášení, členské funkce, zabezpečení. | E-mail, heslo (u autentizační služby v hašované podobě), přezdívka, případný avatar, text „O mně“, role, stav účtu, časy vytvoření a změn. | Plnění smlouvy, resp. provedení kroků na žádost subjektu údajů (provoz členského účtu). Zabezpečení účtu na základě oprávněného zájmu. | Po dobu existence účtu. Po zrušení účtu odstranění nebo anonymizace aktivních dat nejpozději do 30 dnů. |
| Akce — registrace, řízení kapacity, komunikace s účastníky, poznámky, archiv vlastní účasti. | Vazba účet–akce, čas přihlášení, nepovinná poznámka k přihlášce, historie účasti. | Plnění smlouvy / kroky na žádost (rezervace místa). Zobrazení přezdívek přihlášených členům na základě oprávněného zájmu (organizace akce). | Nadcházející přihlášky do konání či zrušení akce. Historie účasti 24 měsíců, poznámky k přihlášce 12 měsíců po akci. |
| Komunita — diskuse a komentáře, moderace, ochrana před zneužitím, řešení sporů. | Přezdívka autora, obsah komentáře, čas, stav (viditelný/skrytý). | Plnění smlouvy (členská diskuse) a oprávněný zájem (moderace, ochrana komunity a právních nároků). | Po dobu zveřejnění příslušného obsahu nebo do odstranění komentáře. |
| Kontaktní formuláře — odpověď na dotaz, vyřízení žádosti, nábor na Krvavou hodinu. | Jméno, e-mail, nepovinně Instagram, město, zkušenost a text zprávy. | Provedení kroků na žádost subjektu údajů a oprávněný zájem (vyřízení poptávky). | Zpravidla 12 měsíců po vyřízení; nevyřízené žádosti do vyřízení. |
| Soukromé zprávy mezi členy — doručení a zobrazení zpráv v osobní schránce, možnost odpovědi, ochrana před zneužitím. | ID odesílatele a příjemce, text zprávy, čas odeslání, stav přečtení a značky odstranění schránky. | Plnění smlouvy (členská funkce zpráv) a oprávněný zájem (omezení proti zneužití a ochrana komunity). | Do odstranění zprávy oběma stranami (poté je fyzicky smazána); jinak po dobu existence účtů odesílatele a příjemce. |
| Kronika a fotografie — dokumentace klubové činnosti, komunitní archiv, prezentace uskutečněných akcí. | Fotografie z akcí (mohou zachytit identifikovatelné osoby), popisky, jména či přezdívky uvedená v zápisech Kroniky. | Oprávněný zájem na dokumentaci komunitní činnosti u skupinových dokumentačních fotografií; souhlas u portrétů a propagačního obsahu zaměřeného na konkrétní osobu. | Po dobu zveřejnění, dokud trvá právní základ nebo do vyhovění oprávněné žádosti o odstranění. |
| Bezpečnost — ochrana účtů, prevence zneužití, audit změn, vyšetření incidentů. | Vlastní auditní záznamy (typ události, uživatel, čas), bezpečnostní a autentizační logy poskytovatelů (IP adresa, user-agent, události přihlášení). | Oprávněný zájem na zabezpečení služby; u vybraných záznamů plnění právní povinnosti. | Vlastní audit změn 24 měsíců; bezpečnostní logy zpravidla 12 měsíců (dle konfigurace poskytovatelů). |
| Transakční e-maily — potvrzení registrace, obnova hesla, bezpečnostní kód, potvrzení změny e-mailu. | E-mailová adresa, obsah systémového e-mailu a metadata o doručení. | Plnění smlouvy a oprávněný zájem (zabezpečení účtu). | Podle skutečné konfigurace a podmínek poskytovatele e-mailu. |
Uživatelský účet a profil — vytvoření a správa účtu, přihlášení, členské funkce, zabezpečení.
- Údaje
- E-mail, heslo (u autentizační služby v hašované podobě), přezdívka, případný avatar, text „O mně“, role, stav účtu, časy vytvoření a změn.
- Právní základ
- Plnění smlouvy, resp. provedení kroků na žádost subjektu údajů (provoz členského účtu). Zabezpečení účtu na základě oprávněného zájmu.
- Doba uchování
- Po dobu existence účtu. Po zrušení účtu odstranění nebo anonymizace aktivních dat nejpozději do 30 dnů.
Akce — registrace, řízení kapacity, komunikace s účastníky, poznámky, archiv vlastní účasti.
- Údaje
- Vazba účet–akce, čas přihlášení, nepovinná poznámka k přihlášce, historie účasti.
- Právní základ
- Plnění smlouvy / kroky na žádost (rezervace místa). Zobrazení přezdívek přihlášených členům na základě oprávněného zájmu (organizace akce).
- Doba uchování
- Nadcházející přihlášky do konání či zrušení akce. Historie účasti 24 měsíců, poznámky k přihlášce 12 měsíců po akci.
Komunita — diskuse a komentáře, moderace, ochrana před zneužitím, řešení sporů.
- Údaje
- Přezdívka autora, obsah komentáře, čas, stav (viditelný/skrytý).
- Právní základ
- Plnění smlouvy (členská diskuse) a oprávněný zájem (moderace, ochrana komunity a právních nároků).
- Doba uchování
- Po dobu zveřejnění příslušného obsahu nebo do odstranění komentáře.
Kontaktní formuláře — odpověď na dotaz, vyřízení žádosti, nábor na Krvavou hodinu.
- Údaje
- Jméno, e-mail, nepovinně Instagram, město, zkušenost a text zprávy.
- Právní základ
- Provedení kroků na žádost subjektu údajů a oprávněný zájem (vyřízení poptávky).
- Doba uchování
- Zpravidla 12 měsíců po vyřízení; nevyřízené žádosti do vyřízení.
Soukromé zprávy mezi členy — doručení a zobrazení zpráv v osobní schránce, možnost odpovědi, ochrana před zneužitím.
- Údaje
- ID odesílatele a příjemce, text zprávy, čas odeslání, stav přečtení a značky odstranění schránky.
- Právní základ
- Plnění smlouvy (členská funkce zpráv) a oprávněný zájem (omezení proti zneužití a ochrana komunity).
- Doba uchování
- Do odstranění zprávy oběma stranami (poté je fyzicky smazána); jinak po dobu existence účtů odesílatele a příjemce.
Kronika a fotografie — dokumentace klubové činnosti, komunitní archiv, prezentace uskutečněných akcí.
- Údaje
- Fotografie z akcí (mohou zachytit identifikovatelné osoby), popisky, jména či přezdívky uvedená v zápisech Kroniky.
- Právní základ
- Oprávněný zájem na dokumentaci komunitní činnosti u skupinových dokumentačních fotografií; souhlas u portrétů a propagačního obsahu zaměřeného na konkrétní osobu.
- Doba uchování
- Po dobu zveřejnění, dokud trvá právní základ nebo do vyhovění oprávněné žádosti o odstranění.
Bezpečnost — ochrana účtů, prevence zneužití, audit změn, vyšetření incidentů.
- Údaje
- Vlastní auditní záznamy (typ události, uživatel, čas), bezpečnostní a autentizační logy poskytovatelů (IP adresa, user-agent, události přihlášení).
- Právní základ
- Oprávněný zájem na zabezpečení služby; u vybraných záznamů plnění právní povinnosti.
- Doba uchování
- Vlastní audit změn 24 měsíců; bezpečnostní logy zpravidla 12 měsíců (dle konfigurace poskytovatelů).
Transakční e-maily — potvrzení registrace, obnova hesla, bezpečnostní kód, potvrzení změny e-mailu.
- Údaje
- E-mailová adresa, obsah systémového e-mailu a metadata o doručení.
- Právní základ
- Plnění smlouvy a oprávněný zájem (zabezpečení účtu).
- Doba uchování
- Podle skutečné konfigurace a podmínek poskytovatele e-mailu.
5. Fotografie a Kronika
Z klubových akcí pořizujeme fotografie, které se mohou objevit ve veřejné galerii a v Kronice. Zápisy v Kronice mohou zmiňovat účastníky jménem nebo přezdívkou. Při zveřejňování se řídíme těmito pravidly:
- Skupinové dokumentační fotografie z akce zveřejňujeme na základě oprávněného zájmu na dokumentaci činnosti; účastníky předem informujeme a mohou oznámit, že si zveřejnění nepřejí.
- Detailní portréty a propagační obsah zaměřený na konkrétní osobu zveřejňujeme jen s jejím souhlasem.
- U identifikovatelných fotografií nezletilých vyžadujeme souhlas zákonného zástupce.
- Citlivé nebo kompromitující situace nezveřejňujeme.
Chceš-li požádat o odstranění fotografie nebo anonymizaci zmínky, napiš na klan@venerisclava.cz nebo podej žádost o odstranění fotografie. Žádosti posuzujeme individuálně.
6. Viditelnost údajů podle rolí
Web rozlišuje nepřihlášeného návštěvníka, Pocestného (registrovaný účet), Člena, Moderátora, Administrátora a Správce. Přístup k datům se řídí rolí; níže je přehled, kdo které údaje vidí.
| Údaj | Kdo vidí |
|---|---|
| Přezdívka a odznak role (u komentářů, u přihlášených členům) | Veřejné |
| Text „O mně“ | Jen ty a administrace |
| E-mailová adresa | Jen ty a administrace — nikdy veřejné |
| Seznam přihlášených na akci (přezdívky) | Přihlášení členové a administrace |
| Poznámka k přihlášce | Jen ty a administrace |
| Historie tvé účasti | Jen ty a administrace |
| Komentáře (viditelné) | Veřejné |
| Fotografie z akcí | Veřejné (galerie a Kronika) |
| Interní ID, bezpečnostní a auditní logy | Jen administrace / systém |
7. Zpracovatelé a příjemci
Na provozu webu se podílejí následující zpracovatelé a příjemci osobních údajů:
Supabase
Autentizace, databáze, úložiště souborů, bezpečnostní logy a zálohy.
Vercel
Hosting a doručování webové aplikace; provozní logy včetně IP adresy a user-agent.
Resend
Odesílání transakčních a bezpečnostních e-mailů a související metadata o doručení.
Google Workspace
Provoz klubové e-mailové schránky klan@venerisclava.cz.
Active24
Správa domény venerisclava.cz a DNS.
Google Fonts (Google)
Načítání písem webu z CDN Google; při načtení stránky se na servery Google přenáší IP adresa návštěvníka.
8. Předávání mimo Evropský hospodářský prostor
Někteří poskytovatelé mohou osobní údaje zpracovávat i mimo Evropský hospodářský prostor — zejména hosting u společnosti Vercel a načítání písem z CDN Google, při němž se přenáší IP adresa návštěvníka. Předání se opírá o vhodné záruky podle GDPR, zejména standardní smluvní doložky, případně rozhodnutí o odpovídající ochraně.
9. Cookies a úložiště prohlížeče
| Název | Poskytovatel | Účel | Typ | Kategorie | Životnost |
|---|---|---|---|---|---|
| sb-…-auth-token (přihlašovací relace) | Supabase (první strana) | Udržení přihlášení uživatele a obnova relace mezi požadavky. | cookie | Nezbytné | Po dobu relace / do odhlášení (obnovováno). |
| Ověřovací kód přihlašovacího toku (PKCE) | Supabase (první strana) | Bezpečné dokončení přihlášení, potvrzení e-mailu a obnovy hesla. | cookie | Nezbytné | Dočasné — po dokončení toku zaniká. |
sb-…-auth-token (přihlašovací relace)
Supabase (první strana) · cookie · Nezbytné
Udržení přihlášení uživatele a obnova relace mezi požadavky.
Životnost: Po dobu relace / do odhlášení (obnovováno).
Ověřovací kód přihlašovacího toku (PKCE)
Supabase (první strana) · cookie · Nezbytné
Bezpečné dokončení přihlášení, potvrzení e-mailu a obnovy hesla.
Životnost: Dočasné — po dokončení toku zaniká.
Web používá výhradně nezbytné cookies pro přihlášení a zabezpečení. Nepoužíváme analytické ani marketingové cookies, a proto web nemá souhlasový banner. Cookies můžeš spravovat v nastavení svého prohlížeče; jejich zablokování ale může znemožnit přihlášení.
10. Tvoje práva
Přístup k údajům
Zjistit, jaké údaje o tobě zpracováváme, a získat jejich kopii.
Oprava
Nechat opravit nepřesné nebo doplnit neúplné údaje.
Výmaz
Požádat o smazání údajů, není-li důvod pro jejich další zpracování.
Omezení zpracování
Dočasně omezit zpracování, dokud se něco nevyjasní.
Přenositelnost
Získat vybrané údaje ve strojově čitelném formátu.
Námitka
Vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu.
Odvolání souhlasu
Kdykoli odvolat souhlas tam, kde je zpracování na souhlasu založené.
Stížnost
Podat stížnost u dozorového úřadu (nejprve nás ale klidně kontaktuj).
Některá práva nejsou absolutní — jejich uplatnění závisí na konkrétních okolnostech a právním základu zpracování.
11. Jak podat žádost
Napiš na klan@venerisclava.cz, použij formulář níže, nebo spravuj účet přímo v sekci Profil a zabezpečení. Pro vyřízení můžeme ověřit tvou totožnost.
12. Stížnost k dozorovému úřadu
Máš právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů. Ocenili bychom, když se nejprve obrátíš na nás — rádi vše vyřešíme přímo.
13. Automatizované rozhodování
Při zpracování osobních údajů neprovádíme automatizované individuální rozhodování ani profilování, které by pro uživatele mělo právní nebo obdobně významné účinky. Řízení přístupu podle role je běžné technické nastavení, o rolích rozhoduje Správce ručně.
14. Nezletilí
Web a členská sekce nejsou primárně určeny dětem. U identifikovatelných fotografií nezletilých vyžadujeme souhlas zákonného zástupce.
15. Zabezpečení
Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření: řízení přístupu podle rolí, ochranu na úrovni databáze (row-level security), oddělení administrátorských funkcí, šifrovaný přenos, bezpečné ukládání hesel autentizační službou, auditní záznamy, omezení přístupu k citlivým údajům, zálohy a postup pro řešení bezpečnostních incidentů. Žádné opatření nezajistí stoprocentní bezpečnost, usilujeme však o odpovídající úroveň ochrany.
16. Povinné a dobrovolné údaje
- E-mail je nezbytný pro přihlášení a zabezpečení účtu.
- Přezdívka je potřebná pro tvou identitu v komunitě.
- Text „O mně“ je dobrovolný.
- Poznámka k přihlášce je dobrovolná.
- Bez údajů potřebných k přihlášce nelze rezervovat místo na akci.
17. Změny zásad
Zásady můžeme aktualizovat. Významné změny oznámíme na webu, případně přihlášeným uživatelům; starší verze můžeme archivovat. Nový účel zpracování posoudíme před jeho zavedením — nová verze zásad neschvaluje zpětně dříve nezveřejněné účely.
Účinné od: 16. 7. 2026 · Poslední aktualizace: 21. 7. 2026 · Verze: 1.1